Institut Teknologi Sumatera berkomitmen untuk menjadi lembaga publik yang informatif. Upaya pembenahan pengelolaan informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dilakukan dengan merujuk pada regulasi maupun kebijakan yang berlaku. Selain itu, dalam rangka memastikan pengelolaan informasi publik berjalan baik, PPID merumuskan strategi dan metode pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebiakan informasi publik.
Strategi Pembinaan
Strategi pembinaan dilakukan dengan meningkatkan kapasitas sumber daya manusia (SDM) PPID dan Tim Pelayanan Informasi Publik, serta memastikan kualitas informasi publik yang dikuasai.
1. Peningkatan kapasitas SDM dilakukan melalui pelatihan pelayanan bagi tim PPID, dalam rangka meningkatkan pemahaman terhadap prinsip-prinsip pelayanan informasi, mulai dari prosedur permohonan, dan Teknik komunikasi yang efektif.
2. Memastikan informasi publik yang dikuasai berkualitas, yaitu dengan melakukan koordinasi penghimpunan, dan validasi data informasi, baik tersedia setiap saat, berkala, serta merta, hingga dikecualikan, sesuai dengan pelayanan oprasional standar (POS).
Pengawasan
Pengawasan dilakukan melalui audit internal terhadap kinerja PPID dan petugas pelayanan informasi untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan standar pelayanan informasi publik, menerapkan mekanisme pelaporan yang memungkinkan masyarakat melaporkan pengalaman atau masalah dalam permohonan informasi publik, dan menyediakan saluran pengaduan yang mudah diakses bagi masyarakat.
Evaluasi
Evaluasi pelayanan informasi publik tidak hanya pada kinerja PPID yang berdasarkan pada indikator kinerja yang telah ditetapkan atau tugas pokok dan fungsi. Tetapi juga melalui survei kepuasan masyarakat yang menjadi objek pelayanan publik.
Monitoring
Monitoring dilakukan melalui pemantauan proses permohonan informasi. Hal ini sekaligus untuk memastikan pelayanan sudah berjala sesuai dengan prosedur dan pelayanan berjalan transparan. Monitoring juga dilakukan terhadap ketersediaan informasi publik, yaitu memastikan bahwa informasi publik publik yang wajib diumumkan oleh pemerintah daerah tersedia dan mudah diakses oleh masyarakat. Selain itu, melakukan pemantauan terhadap pembaruan dan keakuratan informasi yang disediakan secara berkala.
